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大理五星酒店承接大型会议高效会议如何进行




如何组织高效会,是每一个企业最迫切的需求。在我们大理五星酒店承接大型会议公司看来不管是某一种属性的会议,其会议都离不开这4个步骤。
大理五星酒店承接大型会议高效会议如何进行
会议就是聚集多个人针对特定论题或困难进行讨论或解决。很多时候我们需要通过会议来脑暴,讨论方案,传达政策等等。但面对拖沓冗长的会议,以及总是无法敲定的议题,往往策划者心力憔悴。

会议普遍存在效率低,无法达成结论等问题,通过观察发现,往往有以下原因:

会议议程审批流程冗长
会议通知不到位
会议准备工作分配不到位,工作明细不清晰
会议前的派车接待不到位
会议进场签到容易混乱

如何高效组织会议,是每一个企业最迫切的需求。不管是某一种属性的会议,其会议都离不开以下几个步骤:

1、筹划环节
如何高效地筹划一个会议?行政部门需要根据会议的性质、内容、规模,拟订计划方案。其中,时间、地点、议题、参加人员、食宿接待、会场布置、会议的主持人等都是不可缺少的基本要素,最好是按照程序逐一拉单。在企微「表单流程」发起会议的组织实施方案和经费预算,报请领导审批,全部流程智能化管理,大幅度提升办会效率、减少会议繁杂事务,降低会议管理难度。


2、准备环节。
大理五星酒店承接大型会议公司认为就是要展开会议的准备,也叫做会议的筹备阶段,主要是根据时间先后、轻重缓急,编制一个筹备计划,多个部门合作的,还要召开一个或者几个协调会,明确任务分工、标准要求和时间接点。在企微「任务分派」向员工分派文字材料准备、物品准备、会场准备、食宿准备、接待准备、保障准备等等工作任务,实现任务细化安排。筹备工作是一项艰苦细致的工作,会议的准备质量往往影响会议的成败,企微「任务分派」还支持微信提醒、进度跟踪、评分考核等功能,促进工作落地,提高执行效率。

3、实施环节。
会议前需要布置会场,包括会标、条幅、音响、鲜花、材料、文具、打印设备等细数到位,同时要安排好座次、调试好所有必备设备。

4、收尾环节。
会议结束后,要及时收撤会议物品,清理会场及食宿场所物品。任务提醒相关人整理会议纪要,跟进会议回顾。

大理五星酒店承接大型会议有哪些需要重点注意的地方?
1、场地的准备

大型的会议要找到合适的场地非常重要,还要考虑到人员临时增加,保证会议室桌椅,桌布的充足,音响投影齐备。

2、先进的智能会议设备

为了更高效的工作,我们采用先进的智能会议设备,集高质量显示、触摸书写、无线传屏等功能于一体,兼容多种远程会议软硬件及丰富的办公应用,致力提升企业机构的会议效率。

3、环境租摆

综合服务商的伙伴们在会场内摆放一些绿色植物、桌花,营造舒适的会议环境;会场内调整灯光,做到明亮柔和。

4、迎宾与导视

我们还设置迎宾栏杆座、主题迎宾海报牌、会议签到,会议导视牌,迎宾工作人员,让来宾少走弯路,提前告知洗手间的方位,为来宾提供最贴心的服务。

5、避免会议改期/取消等

6、避免会议跑题、主题不明的会议